Conciertos, festivales, premieres, clubes, experiencias de marca y espectáculos pueden parecer industrias dominadas por creatividad y producción. Detrás del escenario, sin embargo, existe otra infraestructura igual de importante: permisos, Protección Civil, aforos, operación, publicidad y protocolos. Para Susana Cohen, especialista en regulación, el verdadero profesionalismo comienza mucho antes de abrir las puertas al público.
La industria del entretenimiento vive de generar momentos extraordinarios. Un concierto multitudinario, una premiere, una fiesta, un festival gastronómico o la apertura de un nuevo venue tienen que parecer espontáneos para quien asiste, aunque detrás existan semanas (o meses) de producción.
Pero hay una parte del backstage que rara vez genera fotografías: la regulación que permite que todo lo demás pueda suceder.
Para Susana Cohen, abogada, empresaria y especialista en cumplimiento regulatorio, justamente ahí aparece uno de los grandes puntos ciegos de muchas compañías: preocuparse por la experiencia antes de garantizar que la estructura que la sostiene esté preparada.
Aunque los requisitos cambian dependiendo del estado, municipio o alcaldía y del tipo de actividad, el entretenimiento es una industria atravesada por autorizaciones y obligaciones. En Ciudad de México, por ejemplo, existe un procedimiento específico para autorización, aviso o permiso de espectáculos públicos; contempla actividades musicales, teatrales, cinematográficas y deportivas, entre otras, y distingue los espectáculos masivos a partir de 2,501 asistentes.
Eso significa que producir entretenimiento no consiste únicamente en contratar artistas, vender boletos y diseñar una experiencia.
Una de las ideas de Cohen que mejor puede trasladarse a esta industria es que la regulación no observa únicamente aquello que se vende: también observa dónde y cómo sucede la operación. En su práctica explica que el cumplimiento puede alcanzar simultáneamente al producto, al establecimiento, sus procesos y las personas responsables de ejecutarlos.
En entretenimiento, esa lectura implica pensar en aforo, accesos, evacuación, personal, condiciones del inmueble, servicios, estructuras temporales, venta de alcohol y capacidad de reacción ante una emergencia, dependiendo de las características de cada evento.
En CDMX, los eventos de concentración masiva pueden requerir un Programa Especial de Protección Civil. Los propios procedimientos oficiales diferencian requisitos de acuerdo con el número de asistentes, mientras que determinados espectáculos pueden necesitar, además, pólizas de responsabilidad civil o autorizaciones específicas vinculadas con elementos como pirotecnia y efectos especiales.
El protocolo, entonces, no es un documento para guardar: es parte de la producción.
Y eso modifica la manera en que deberían trabajar promotores, agencias, productores y venues.
Cohen advierte otro punto especialmente relevante para cualquier establecimiento abierto al público: “las visitas de verificación no te avisan”.
La razón, explica, es bastante lógica: “la autoridad quiere ir a constatar en tiempo real si cumples o no cumples”.
En una industria donde los horarios son largos, los montajes cambian y cada producción puede modificar temporalmente las condiciones de un espacio, esta visión resulta particularmente relevante.
La preparación no debería existir únicamente el día de la inauguración. Tiene que mantenerse durante la operación.
Esto también alcanza a bares, clubes, restaurantes con entretenimiento y otros establecimientos. En Ciudad de México, el SIAPEM contempla distintas categorías y permisos de operación para establecimientos mercantiles; los giros de impacto zonal, por ejemplo, incluyen bares, y modificaciones como aforo, giro o superficie pueden implicar avisos ante la autoridad.
El escenario puede estar perfectamente iluminado y, aun así, existir un problema detrás de la barra, en una salida, en un permiso o en una modificación operativa que nadie actualizó.
El entretenimiento, además, se ha convertido en una industria profundamente digital. Preventas, influencers, promociones, experiencias patrocinadas y activaciones comienzan mucho antes de que alguien llegue al evento.
Ahí Cohen coloca otra frontera importante: lo que una empresa comunica también tiene que poder cumplirse.
Cuando habla de promociones comerciales, su lógica es directa: una compañía puede hacer una oferta agresiva siempre que las condiciones sean claras y realmente pueda respetarlas. “Lo que la autoridad busca es el engaño al consumidor”, explica.
Para entretenimiento, eso abre una conversación más grande sobre boletaje, beneficios VIP, promociones, experiencias anunciadas, restricciones y comunicación de marcas patrocinadoras.
Incluso la publicidad de ciertas categorías requiere mayor cuidado. Cohen utiliza el alcohol como ejemplo de una industria en la que existen restricciones sobre cómo puede construirse la comunicación comercial.
Tal vez el aspecto más interesante de la visión de Susana Cohen no sea conocer una enorme cantidad de normas, sino entender cómo convertirlas en cultura empresarial.
En la entrevista habla de construir una especie de “estado de derecho interno” dentro de las compañías: definir procesos, capacitar equipos y establecer límites claros frente a prácticas irregulares, incluso cuando alrededor exista informalidad.
Para la industria del entretenimiento, esa idea tiene especial peso.
El público difícilmente recordará qué permiso se presentó, qué protocolo se revisó o cuántas reuniones de seguridad ocurrieron antes de un concierto. Y precisamente de eso se trata.
Cuando la regulación funciona, casi siempre permanece invisible.
Porque detrás de un buen espectáculo no solamente hay talento, producción y creatividad. También existe una estructura que protege al público, al artista, al venue, a las marcas y a la propia empresa que decidió poner todo en marcha.
El verdadero backstage comienza mucho antes de que se enciendan las luces.
